O nazbyt bogatych w szczegóły listach obecności

O nazbyt bogatych w szczegóły listach obecności

Poranne wizyty w urzędach bywają pouczające. Zazwyczaj zaczynają się od czekania na właściwą osobę przy recepcji/sekretariacie/okienku nr 1. Próbując zawiesić na czymś oko, człowiek mimowolnie odczytuje notatki na kalendarzach ściennych, przyklejone do biurek żółte karteczki (zbyt często z ważnymi hasłami) i… listy obecności. Są miejsca, gdzie aż do wczesnego popołudnia na widok publiczny wyłożony jest dokument, z którego jestem w stanie (zadawszy sobie nieco trudu) dowiedzieć się nie tylko o czyjejś nieobecności, ale też o jej przyczynach. Czasem są to mniej lub bardziej tajemnicze skróty, czasem czytelne wzmianki (świadek w sądzie).

Nasuwa się pytanie: czy nie wystarczyłaby prostsza lista obecności? Co mówią na ten temat przepisy?

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. § 8 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika wskazuje, że na taką ewidencję składać ma się w szczególności

karta ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy

Przepisy prawa pracy nie zobowiązują natomiast pracodawcy do prowadzenia przez niego listy obecności ani do jej prowadzenia według jakichś szczególnych wskazówek: sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (określenie rodem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy) pozostawiony jest decyzji zatrudniającego pracowników. Najczęściej jest to jednak właśnie lista obecności.

Dział kadr lubi sobie przy tej okazji ułatwiać życie i nierzadko łączy w jednym dokumencie elementy listy obecności i karty ewidencji czasu pracy. W treści takiego dokumentu, obok imion i nazwisk pracowników, pojawiają się wówczas symbole wyjawiające przyczyny nieobecności danego pracownika. Mogą one wyglądać następująco (podaję za listą ze strony Biblioteki Politechniki Białostockiej):

  • Uw – urlop wypoczynkowy
  • Ch – zwolnienie lekarskie
  • Op – zwolnienie lekarskie – opieka
  • Um – urlop macierzyński
  • Uwych – urlop wychowawczy
  • Uok – urlop okolicznościowy (np. ślub dziecka, zgon członka rodziny)
  • Uwż – urlop na żądanie
  • NpOp – opieka nad dzieckiem
  • NpDel – delegacja
  • NpDw – dzień wolny za przepracowaną sobotę
  • NpL – dzień wolny orzeczenie lekarskie
  • NpS – świadek w sądzie
  • NpK – oddanie krwi

Istnieje pogląd, zgodnie z którym ujawnienie na liście obecności, że nieobecność zatrudnionego związana jest z wystawieniem orzeczenia lekarskiego, uznawane jest za przetwarzanie danej osobowej wrażliwej (danej o stanie zdrowia, wskazanej w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych) i tym samym zagrożone jest karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 49 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

W mojej ocenie jest to stanowisko zbyt daleko idące. Odwołałbym się w tym miejscu raczej do wyrażonej w art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych zasady adekwatności, zgodnie z którą administrator danych osobowych winien przetwarzać jedynie niezbędne dane osobowe (biorąc pod uwagę cel, dla którego są zbierane). Lista obecności nie służy temu samemu celowi, co ewidencja czasu pracy, nieuzasadnione jest więc ujawnianie w treści tej pierwszej informacji, dlaczego dany pracownik jest konkretnego dnia nieobecny.